İhtiyacı ürün adıyla değil sonuçla tanımlayın.
“Excel dosyası istiyoruz” yerine hangi kararın hızlanacağını, hangi kaydın tutulacağını ve mevcut sorunun ne olduğunu yazın. Başarı ölçütünü en başta belirtin.
Kullanıcı ve lisans kapsamını netleştirin.
Kaç kişinin kullanacağı, aynı şirket içindeki departmanlar arasında paylaşım ve yeniden dağıtım ihtiyacı teklif öncesinde belirtilmelidir.
Pakete dahil olanları tek tek listeleyin.
Dosya adları, biçimler, dil, sürüm, rehber, örnekler ve varsa özel uyarlamalar teklif kapsamına yazılmalıdır.
Teslimat ve kabul kriterini belirleyin.
Teslim kanalı, hedef tarih, dosya kontrolü, sorumlu kişi ve kabul için gereken kanıt tanımlanmalıdır.
Revizyon ve destek sınırını sorun.
Kaç revizyonun dahil olduğu, destek kanalı ve desteğin ne kadar süre devam edeceği açıkça yazılmalıdır.
Ticari belgeleri varsaymayın.
Fatura, sözleşme, proforma veya tedarikçi kaydı için ihtiyaç duyulan belgelerin sağlanıp sağlanamayacağı teklif aşamasında yazılı doğrulanmalıdır.
Gereksiz kişisel ve gizli veri paylaşmayın.
Ön değerlendirme için zorunlu olmayan müşteri, çalışan, finans veya teknik sırları forma eklemeyin. Gizli veri gerekiyorsa güvenli paylaşım yöntemi ayrıca belirlenmelidir.